ستة فاصل ثلاثة. هذا هو عدد الساعات ، وفقًا لدراسة حديثة بتكليف من شركة Adobe العملاقة للتكنولوجيا ، يقضيها الأمريكيون ، في المتوسط ، في الرد على رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. بعبارة أخرى: أنت تنفق كامل الثالث من حياتك الاستيقاظية ملتصقة بصندوق الوارد الخاص بك ، والرد على سلاسل الرسائل التي ، بصراحة ، يمكن تجزئتها عبر محادثة IRL لمدة خمس دقائق. فلدي شيء ما.
لحسن الحظ ، فإن الحصول على هذا الشيء الذي يجب تقديمه هو ، في كثير من الحالات ، سهلاً مثل الضغط على زر. من خلال تنفيذ سلسلة من التكتيكات المجربة والصحيحة ، يمكنك تقليل الساعات التي تقضيها في البريد الإلكتروني إلى لا شيء. فكر فقط: كم من الوقت ستوفر إذا لم تضطر مطلقًا إلى تنزيل مرفق يدويًا مرة أخرى؟ أو ماذا لو كان بإمكانك سحب رسالة بريد إلكتروني مُرسلة على عجل من الأثير ، مما يوفر لك الوقت (والذعر!) الذي تقضيه في صياغة رسالة البريد الإلكتروني 'أنا آسف جدًا ، لم أقصد إرسال هذا' البريد الإلكتروني؟
نعم ، كل هذه الرياضة عبر الإنترنت ممكنة. لقد جمعنا معًا أفضل 17 عملية اختراق للبريد الإلكتروني تعمل على توفير الوقت وتحسين الحياة وتعزيز الكفاءة. لذا تابع القراءة ، لأن صندوق الوارد صفر الذي ينتظره. ولمزيد من الطرق لتحقيق أقصى استفادة من 6.3 ساعات ، لا تفوت 15 رسالة بريد إلكتروني مفتوحة للأعمال تجعلك مميزًا .
1 إلغاء الاشتراك بشكل كبير.
صراع الأسهم
إنه رهان جيد أن بريدك الوارد مزدحم مثل مسكن كبير خلال النهائيات. إنه رهان جيد أيضًا أن معظم هذه الفوضى ترجع إلى رسائل البريد الإلكتروني اليومية أو الأسبوعية من تجار التجزئة والمؤسسات والنشرات الإخبارية الأخرى التي ربما تكون قد اشتركت فيها على مر السنين. باستخدام Unroll.me ، يمكنك تعقب جميع القوائم التي قد تكون موجودة فيها - وإلغاء الاشتراك من أي قوائم لم تعد ترغب في تلقي معلومات منها. في الحقيقة، واحد أفضل حياة كان المحرر قادرًا على استخدام Unroll.me لتحديد 135 اشتراكًا ضخمًا. كم ستحضر؟ وكم يمكنك الاستغناء عنه؟
2 قم بتشغيل اختصارات لوحة المفاتيح.
صراع الأسهم
نعلم جميعًا اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية. (يأمر- إلى : اختر الكل. يأمر- ج : ينسخ. يأمر- ص : معجون. إلخ) لكن مستخدمي Gmail لديهم القدرة على تشغيل مجموعة متقدمة من الاختصارات. أولاً ، اذهب إلى إعدادات . اضغط على جنرال لواء التبويب. في منتصف الطريق تقريبًا ، سترى ملف اختصارات لوحة المفاتيح الخيار ، مغلق بشكل افتراضي. قم بتشغيله ، وستتمكن من الوصول إلى ضغطات المفاتيح السهلة هذه:
- ج : ابدأ رسالة جديدة
- يحول- ج : ابدأ رسالة جديدة في نافذة جديدة
- د : بدء رسالة جديدة في علامة تبويب جديدة
- F : إعادة توجيه رسالة
- #: حذف الرسالة
- يحول- أنا : وضع علامة على الرسالة كمقروءة
- يحول- يو : وضع علامة على رسالة كغير مقروءة
- يأمر- س : احفظ الرسالة
3 ثم أتمتة لهم.
صراع الأسهم
إذا كنت تواجه مشكلة في حفظ هذا الملخص من اختصارات لوحة المفاتيح ، Keyrocket ، أحد مكونات Google Chrome الإضافية ، سيذكرك أثناء الكتابة. (بدون تدخل جراحي بالطبع.) ولمزيد من الطرق لتصبح آلة إنتاجية ، تعلم 15 طريقة لمضاعفة إنتاجيتك في نصف الوقت.
4 استخدم الهاشتاج.
نعم ، حقًا ، أداة التوقيع التنظيمية لوسائل التواصل الاجتماعي تعمل مع البريد الإلكتروني أيضًا. ضع علامة تصنيف أو اثنتين في نهاية توقيعك - الجزء الذي يتم قصه بشكل عام من البريد الإلكتروني ، لذلك لن يرى المستلمون علامة '#workhardplayhard' ولا يحكمون عليها - لتسهيل البحث. ما عليك سوى كتابة علامة التصنيف في حقل البحث أعلى صندوق الوارد الخاص بك وستظهر كل بريد إلكتروني مشفر به.
5 قم بتمكين خيار 'إلغاء الإرسال'.
صراع الأسهم
لقد كنا جميعًا هناك: تقوم بصياغة رسالة بريد إلكتروني ، وترسلها إلى الأثير ، وتدرك على الفور ، اوه لا لم تكن هذه الرسالة جاهزة للإرسال. تبين أنه يمكنك إعادة رسائلك من حافة الهاوية عن طريق تثبيت تأخير مفيد. على Gmail ، على سبيل المثال ، انتقل إلى أسفل إعدادات ، من ثم جنرال لواء . ستجد ملف زر التراجع كخيار خامس. قم بتشغيله. يمكنك الاختيار من القائمة المنسدلة بفواصل زمنية مدتها 10 ثوانٍ ، حيث سيحددون مقدار الوقت المتاح لك قبل إرسال رسالتك نهائيًا.
6 اضبط هذه الميزة على 10 ثوانٍ.
صراع الأسهم
نصيحة: إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني كخدمة مراسلة فورية فعلية ، فنحن نوصي بتعيين زر التراجع إلى 10 ثوانٍ. بهذه الطريقة ، لن يتم إرسال ردودك بعد نصف دقيقة من التأخير. لا ، 30 ثانية لا تبدو كثيرة ، ولكن لنضع الأمر على هذا النحو: إذا كانت خدمة المراسلة الفورية التي اخترتها (Slack أو GChat أو Facebook Messenger - أيا كان!) قد احتفظت بكل رسالة صادرة لفترة طويلة ، فستزداد جهات اتصالك بسرعة.
7 أو قم فقط بملء الحقل 'إلى' في النهاية.
صراع الأسهم
إنها عادة جيدة أن تتبناها أيها الناس. (راجع الشريحتين السابقتين.)
8 استخدم علامة الخروج هذه.
صراع الأسهم
'بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الذي يبدأ بتحية' مرحبًا 'أو' مرحبًا '، فإن الخاتمة مثل' الأفضل 'ستكون متسقة ،' باتريشيا نابير فيتزباتريك ، مؤسس ورئيس مدرسة الآداب في نيويورك . 'الأفضل' ، على الرغم من الإفراط في استخدامه ، هو أحد أكثر عمليات الإغلاق أمانًا بشكل عام ، لأنه غير مؤذٍ ومناسب عالميًا. هذا صحيح: على الرغم من الإفراط المفرط في استخدامه ، فإن 'الأفضل' هي أفضل طريقة واحدة لتوقيع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
9 وتوقيع البريد الإلكتروني هذا.
صراع الأسهم
عندما تكون على الطريق ، على الأقل ، سترغب في التخلي عن العبارات المزعجة واللطيفة ('أرجوك سامح أي أخطاء مطبعية.' تم إرسالها من معالج 1.21 جيجاوات. 'تم إرسالها من جهاز iPhone الخاص بي - يرجى مراعاة البيئة قبل الطباعة . ') بدلاً من شيء بسيط وأنيق ومباشر:' مرسل من الطريق. ' بالنسبة الى بن داتنر ، كمدرب تنفيذي ، يقوم بفحص كل هذه المربعات مع استحضار أجواء Kerouac-esque. لا عجب أنه توقيع الهاتف الذكي عبر البريد الإلكتروني الذي يجب على الجميع الحصول عليه.
10 وهذه الرسالة خارج المكتب.
بالنسبة الى جين سكودر ، أستاذ في كلية إدارة الأعمال بجامعة لويالا في شيكاغو ، عندما تقوم بملء رسالة خارج المكتب ، فهذا هو التنسيق الذي يجب عليك إتباعه من أجل:
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. أنا OOO من الثلاثاء 12 يونيو حتى الجمعة 15 يونيو بدون الوصول إلى البريد الإلكتروني. إذا كان هذا أمرًا عاجلاً ، فيرجى الاتصال بـ [الشخص الذي يكون أدناه أنت في سلسلة الأوامر - أو ، إذا كان لديك واحد ، اسم مساعد جلب القهوة الخاص بك] على [عنوان البريد الإلكتروني]. خلاف ذلك ، سأرد على جميع الرسائل عندما أعود .
للحصول على تفاصيل على مستوى nitpick ، مثل ما إذا كنت تريد إنهاء الرسالة في يومك الأخير بالخارج أو في أول يوم لك - أو ما إذا كنت تريد تضمين رقم هاتف أم لا - فقط استشر بصراحة جدا دليل شامل في هذا الشأن.
11 قم بتغيير كثافة العرض.
يمكن لمستخدمي Gmail الاختيار من بين ثلاث كثافات عرض مختلفة لصندوق الوارد الخاص بهم: مريحة ودافئة ومضغوطة. لا تؤثر كثافة العرض إلا على مقدار المساحة البيضاء الموجودة بين كل رسالة في شاشة عرض علبة الوارد الخاصة بك. إنها ليست أكثر من مجرد مسألة تفضيل ، لكن فكر في الأمر بمصطلحات ، حسنًا ، ورقة مصطلح. الراحة مثل التباعد المزدوج ، حيث يكون التباعد المريح أحادي الخط ، والمضغوط يشبه التباعد نصف المبطن.
12 لا تنسى أن تقوم بالأرشفة.
صراع الأسهم
يمكنك التخلص من رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك دون الحاجة إلى إزالتها تمامًا من الوجود عبر مجلد المهملات. من خلال 'أرشفة' الرسائل الفردية ، ستختفي على الفور من صندوق الوارد الخاص بك وجميع مجلداتك. ولكن لا يزال بإمكانك تعقبهم ، إذا لزم الأمر ، عبر وظيفة البحث. في Gmail ، يمكنك أرشفة الرسائل فور فتحها بالنقر فوق علامة 'x' الصغيرة التي تظهر بجوار سطر الموضوع.
13 اتبع قاعدة الدقيقتين.
صراع الأسهم
مدعومة من قبل خبراء الإنتاجية من جميع النطاقات ، تعد قاعدة الدقيقتين طريقة مؤكدة للتعامل مع الإجهاد المرتبط بالبريد الإلكتروني. وإليك كيفية عمله: إذا كان بإمكانك الرد على رسالة بريد إلكتروني ونسيانها في دقيقتين أو أقل ، فتعامل معها على الفور. إذا لم يكن كذلك ، اتركه جانبًا لوقت لاحق.
14 دفعة ردود البريد الإلكتروني الخاص بك.
لتقليص مقدار الوقت الذي تقضيه في الالتصاق بالشاشة المحصورة في عمليات التبادل ذهابًا وإيابًا المخدرة للعقل ، عيّن أوقاتًا من يومك على أنها فترات 'استجابة البريد الإلكتروني'. (ربما تكون ساعة في الصباح و 90 دقيقة بعد الظهر. ربما بعد ثلاث ساعات من الغداء. أيًا كان ما يناسبك!) بعد ذلك ، لا ترد إلا على رسائل البريد الإلكتروني خلال هذه الأطر الزمنية — و أبدا خارجها.
15 حد أقصى لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في 140 حرفًا.
نعم ، تمامًا مثل تغريدة (أو على الأقل تغريدة قبل 280 ثورة). مثل أندرو باج ، الرئيس التنفيذي لشركة Gab ، الشبكة الاجتماعية ، نصح في وسيلة بريد ، من الأفضل أن تجعل رسائلك الإلكترونية قصيرة قدر الإمكان. أود مساعدتك في حل المشكلة X. أقترح Y و Z أن نتواصل. هل انت غير مشغول لنتحدث؟' ليست هناك حاجة لتحية منمقة على الإطلاق.
معنى حلم الفراشة السوداء
16 تعيين المرفقات للتنزيل التلقائي.
صراع الأسهم
إذا كان هذا ، ثم هذا (IFTTT) ، أحد تطبيقات تحسين البريد الإلكتروني ، يمكن أن يساعدك في تعيين 'لغة' محددة ، إذا جاز التعبير ، من شأنها أن تقطع مجموعة من العبارات من نوع الوسيط. على سبيل المثال: إذا كان البريد الإلكتروني الوارد يحتوي على مرفق ، فسيقوم IFTTT بتنزيله تلقائيًا على Google Drive.
17 لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات.
لا يخفى على أحد أن الأمريكيين مرهقون - وكما كشفت دراسة Adobe ، فإن الكثير من هذا العمل الزائد يأتي من البريد الإلكتروني المتكرر. لهذا السبب ، في وقت سابق من هذا العام ، قدم أعضاء مجلس مدينة نيويورك مشروع قانون من شأنه أن يجعل من غير القانوني للشركات مطالبة الموظفين بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل. (إنها مستوحاة من قانون موجود حاليًا في فرنسا ، حيث يتعين على الشركات التي يزيد عدد موظفيها عن 50 عامًا أن تضع إرشادات صارمة بشأن العمل بعد ساعات العمل ، وإلا فإنها تواجه عقوبات مالية).
لاكتشاف المزيد من الأسرار المدهشة حول عيش حياتك بشكل أفضل ، انقر هنا للتسجيل في النشرة الإخبارية اليومية المجانية!
