مع ال جائحة فيروس كورونا إغلاق المكاتب في جميع أنحاء العالم ، يعيد عدد لا يحصى من الشركات والأفراد تخيل شكل يوم العمل. ومع ذلك ، فإن هذه التغييرات تمتد إلى ما هو أبعد من ملابس المكاتب التجارية بسبب التعرق - بالنسبة لكثير من الناس ، فهذا يعني حدوث طوفان مفاجئ من مكالمات الفيديو الجماعية أيضًا.
لكن مع الكثير من الناس باستخدام Zoom ومنصات مؤتمرات الفيديو الأخرى لأول مرة ، يمكن أن يكون مجرد تسجيل الدخول لحضور اجتماع والحصول على أقصى استفادة من مؤتمرات الفيديو شيئين مختلفين تمامًا. بمساعدة الخبراء ، قمنا بتجميع ما يجب عليك فعله وما لا تفعله والتي ستساعدك على إجراء كل مكالمة جماعية عبر الفيديو دون حدوث أي عوائق.
يفعل: حافظ على المنطقة خلفك مرتبة.
شترستوك / فيزكس
إذا لم تقم بدعوة زملائك في العمل إلى مكتبك دون تنظيفه أولاً ، فلا تدعوهم للانضمام إليه مكتب منزلك عندما يكون أي شيء أقل من مرتبة.
يقول 'تريد من زملائك أن يروا مكتب منزلك على أنه أنيق ومنظم' كريستين ساوثهول واتس ، مؤلف يوم العمل المنفرد . بالإضافة إلى تنظيف مساحتك ، توصي واتس بتجنب خط رؤية مباشر إلى الباب ، وإعادة ترتيب 'مكتبك حتى لا يصبح أفراد العائلة الذين يلقون نظرة خاطفة على المكان جزءًا من اجتماعك'.
لا تفعل: ضع جهاز الكمبيوتر الخاص بك أسفل وجهك.
صراع الأسهم
يعد الحفاظ على اتصال جيد بالعين أمرًا ضروريًا للاجتماعات ، سواء كنت تجريها شخصيًا أو عبر الإنترنت ، لذا تأكد من وضع الكاميرا بشكل مناسب.
يقول 'كل شخص لديه زوايا تبدو جيدة بالنسبة له - ولكن لا يوجد زاوية من الأرض تنظر إلى الأعلى' فلين زايجر ، الرئيس التنفيذي لوكالة التسويق الرقمي الإبداعي التفاؤل عبر الإنترنت . بدلاً من ذلك ، توصي Zaiger برفع جهاز الكمبيوتر الخاص بك بحيث يكون أعلى قليلاً من مستوى العين ليسهل على الآخرين رؤيتك و تبقيك في أفضل حالاتك .
يفعل: قم بإيقاف تشغيل الإشعارات الخاصة بك.
شترستوك / أليكسي بولدين
حكة معنى إصبع القدم الكبير
هذه الإشعارات الواردة على أجهزتك لا تشتت انتباهك فحسب - إنها تشتت انتباه الجميع في مكالمة الفيديو.
يقول واتس ، الذي يشير إلى أنه 'في كل مرة تلقي نظرة سريعة على خلاصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، لا تحتاج إلى أن يتم إخطارك بكل عنوان إخباري أو مقطع فيديو تم تحميله حديثًا ، لا سيما أثناء فترات العمل المحددة ، تخسر الكثير من وقت الإنتاج '.
لا تفعل: انتظر حتى اللحظة الأخيرة للتعرف على مكامن الخلل التقنية.
Shutterstock / CLS Digital Arts
إذا كنت تريد عقد اجتماعك بسلاسة ، فتأكد من اختبار البرنامج - بما في ذلك إعدادات الفيديو والصوت - قبل بدء المكالمة.
يقول 'بدء الاجتماع ثم إدراك أن الصوت متقطع أو تعطل الفيديو يسبب تأخيرًا' روبن يوناتان ، الرئيس التنفيذي ل GetVoIP ، الذي يحذر من أن هذا قد يكلفك عملك إذا جعل العملاء يرونك غير فعال. للتأكد من أن كل شيء بالترتيب الصحيح ، توصي يوناتان أولاً بالقيام بجولة جافة مع صديق يمكنه تقديم ملاحظات لك.
يفعل: بناء في بعض فترات التوقف بين المكالمات.
شاترستوك / رومان سامبورسكي
حتى لو كان لديك اجتماعات متتالية ، فإن وجود بضع دقائق فقط من التوقف بينها يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في مدى فعاليتك في كل اجتماع.
يقول واتس: 'بعد المكالمات والمؤتمرات ، ستحتاج إلى بضع دقائق لكسر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية للمتابعة ، وتنظيم أي ملاحظات تدونها أثناء الاجتماع ، وتغيير التروس عقليًا للمهمة التالية' ، مشيرًا إلى أن نقص يمكن أن يزيد وقت التحضير بين المكالمات من خطر تشتيت الانتباه.
لا تفعل: تحدث بسرعة كبيرة.
شترستوك / فيزكس
لا تدع خطابك المعتاد الذي يستغرق ميلًا في الدقيقة يجعل من الصعب على زملائك في العمل فهم النقطة التي تحاول تجاوزها.
تقول: 'لا تتحدث بسرعة كبيرة حتى يواجه المستمعون (والمشاهدون) صعوبة في فهمك' ديبورا سويني ، الرئيس التنفيذي ل شركة MyCorporation . إذا كنت بحاجة إلى ضبط نفسك مع وقفة ، يوصي سويني بالابتسام للكاميرا بدلاً من استخدام كلمات مثل 'أم' أو 'آه' ، مما قد يجعلك تبدو غير مستعد.
يفعل: انتبه للغة جسد الآخرين.
Shutterstock / التركيز والطمس
يمكن أن يتحول وجود الكثير من الأشخاص الذين يتحدثون في وقت واحد إلى نشاز غير مفهوم في لحظة. إذا كنت ترغب في تجنب تداخل الكلام ، فتأكد من أنك تقرأ كلام المشاركين في الاجتماع لغة الجسد للحصول على إشارات عندما يكون الحديث آمنًا.
يقول: 'العلامات المعتادة التي يجب الانتباه إليها هي إيماء الرأس ، أو بدء الأفواه تنفتح' جوليان جوست ، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة قاعدة الفضاء .
لا تفعل: اترك علامات التبويب غير الضرورية مفتوحة.
Shutterstock / Friends Stock
إذا كنت تريد أن تركز عقلك على المهمة التي بين يديك - وتجنب الإحراج المحتمل - فتأكد من إغلاق جميع علامات التبويب غير الضرورية أو تصغيرها أثناء اجتماعك.
'لا تريد أن تفاجأ عندما يسأل شخص ما ،' هل يمكنك مشاركة شاشتك وإظهارنا؟ ' شاين شيرمان ، الرئيس التنفيذي ل تك لوريس ، الذي لاحظ أن فتح العديد من علامات التبويب في وقت واحد قد يؤثر حتى على جودة مكالمتك.
يفعل: استخدم سماعات الرأس الخاصة بك.
شترستوك / فيزكس
يرغب زملاؤك في العمل في الاستماع إليك - وليس صوت أطفالك وهم يلعبون ، أو نباح كلبك ، أو صوت سيارة الإسعاف التي تمر بالخارج.
يقول: 'معظم ميكروفونات الكمبيوتر المحمول سيئة حقًا ، وتلتقط كل ضوضاء صغيرة' جولي بي ، رئيس وسائل الاعلام الاجتماعية BeeSmart . 'تعمل سماعات الأذن وسماعات الرأس على تقليل ضوضاء الخلفية إلى الحد الأدنى والتقاط ما تقوله'.
لا تفعل: قراءة.
شترستوك / بريسماستر
إذا كنت تريد أن يظل المشاركون في اجتماعك مشاركين ، فحاول تعزيز الحوار بدلاً من إلقاء خطاب.
توصي Bee ، التي تقول إن هذه العادة تحافظ أيضًا على تفاعل الأشخاص وانتباههم أثناء المكالمة ، 'أصبحت فترات انتباهنا أقصر هذه الأيام ، لذا فبدلاً من الجلوس أمام الكمبيوتر والتحدث إلى الأشخاص الموجودين في المكالمة .
يفعل: استخدم زري كتم الصوت وإيقاف تشغيل الفيديو.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
لست بحاجة إلى تشغيل الميكروفون أو الكاميرا طوال كل اجتماع إذا لم يُطلب منك ذلك تحديدًا.
'إذا كنت لا تتحدث ، فقم بكتم صوتك. إذا كنت بحاجة إلى التحرك كثيرًا ، أو النهوض وأخذ استراحة من الاجتماع ... ثم قم بإخفاء الفيديو الخاص بك وكتم صوتك ، 'يقترح Bee.
لا تفعل: اعتمد حصريًا على WiFi.
شاترستوك / أوليفر لو موال
حقائق تجعلك تبتسم
وجود خطة احتياطية في حالة انقطاع WiFi يعني أنك لن تفوت أي تفاصيل مهمة.
يقول: 'لا شيء يتفوق على أداء الشبكة المتين للغاية لكابل إيثرنت قديم الطراز' يوفان ميلينكوفيتش ، أحد مؤسسي كوماندتك . على الرغم من أن العديد من أجهزة الكمبيوتر المحمولة لم تعد تحتوي على منافذ إيثرنت ، يلاحظ Milenovic أن محولات CAT5 إلى USB غير مكلفة ومتاحة بسهولة لتوصيلها.
يفعل: قم بإعداد التسجيل التلقائي.
شاترستوك / أوليفر لو موال
بدلاً من محاولة تدوين الملاحظات بشكل محموم أثناء الاجتماع ، قم بإعداد التسجيل التلقائي حتى تتمكن من الاستمتاع بسجل حرفي لكل ما حدث بعد ذلك.
'يتيح لك Zoom تسجيل المكالمات تلقائيًا ، ويمكن أن يكون هذا مفيدًا لتسجيل تعليقات العميل أو الفريق على المشروع' ، كما يقول دوستي عرب ، استراتيجي الأعمال مع شركة Reinvention .
لا تفعل: اترك الأجهزة الأخرى التي تدعم الإنترنت قيد التشغيل.
شاترستوك / ديفيد هيراز كالزادا
يمكن أن يساعدك إيقاف تشغيل الأجهزة الأخرى التي تدعم الإنترنت حول منزلك قبل بدء اجتماعك في الحد من التأخيرات في اتصالك والحفاظ على تشغيل مكالمات الفيديو الجماعية بسلاسة.
يقول ميلينكوفيتش ، الذي يوصي بمطالبة زملائه في الغرفة وأفراد الأسرة بتعليق اللعب والتنزيل طوال مدة اجتماعك ، كلما أمكن ذلك: 'حتى أفضل حزمة إنترنت لن تضمن أن الإنترنت في منزلك يمكن أن يحافظ على اجتماعات عمل طويلة عبر مؤتمرات الفيديو'.
يفعل: استخدم وظيفة الدردشة.
شترستوك / Rawpixel.com
هناك حل سهل إذا كنت تريد تجنب التحدث مع الجميع عندما يحين وقت الأسئلة والأجوبة في نهاية الاجتماع.
يقترح 'استخدم وظيفة الدردشة للإشارة إلى أن لديك سؤالًا أو عبارة أولاً بدلاً من مجرد طمسها' ماثيو روس ، المؤسس المشارك ومدير العمليات في ساحة النوم .
لا تفعل: ارتدِ العرق.
شترستوك / فيزكس
عامل زملائك في العمل الافتراضيين بنفس الاحترام الذي تعاملهم به شخصيًا وتأكد من أنك تبدو جزءًا من اجتماعك.
يقترح 'حاول تجنب أي شيء ساطع جدًا وأي شيء به الكثير من الأنماط' كايل ترك ، نائب الرئيس للتسويق في بحث Keynote . يضيف تورك أنه حتى لو كنت تعتقد أن زملائك في العمل لن يراك إلا من الكتفين ، فإن ارتداء الملابس الداخلية المناسبة للعمل هو دائمًا فكرة جيدة في حال اضطررت للوقوف أو الحركة.
يفعل: لديك خطة احتياطية.
شترستوك / قرد صور الأعمال
احصل على جميع معلومات تسجيل الدخول السارية لاجتماعك في متناول اليد ولن تفوتك أي شيء إذا كان اتصالك بطيئًا.
يقترح 'تأكد من أن لديك رقم هاتف أو خطة احتياطية في حالة عدم الاتصال عبر الإنترنت كما هو مخطط له' بيج أرنوف فين ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة التسويق الاستراتيجي العالمية مافينز آند موغولز .
لا تفعل: استخدم لوحة المفاتيح الخاصة بك.
شترستوك / جاكوب لوند
إذا كنت ترغب في تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع ، فاحرص على استخدام دفتر ملاحظات بدلاً من النقر بعيدًا على لوحة المفاتيح.
يقول 'سواء كنت تدون ملاحظات أو ترد على رسائل البريد الإلكتروني أو محادثات الفريق ، فإن صوت كتابتك يشتت الانتباه' مارك ستراسمان ، SVP و GM of UCC at LogMeIn . إذا كانت الملاحظات المكتوبة بخط اليد لا تبدو بديلاً مناسبًا ، يقترح ستراسمان استخدام خدمة النسخ المدمجة المتوفرة في معظم منصات مؤتمرات الفيديو.
يفعل: تمكين مفاتيح الاختصار.
شترستوك / مسح
بدلاً من التحسس للعثور على زر الوصول إلى الميكروفون ، قم بتمكين مفاتيح التشغيل السريع قبل اجتماعك حتى تتمكن من الاتصال بسهولة عند الضرورة.
'إن تمكين الضغط والتحدث سيضمن أنك لست سبب الضوضاء البيضاء والصدى وضوضاء الخلفية في بيئة مكالمة جماعية ،' يقول كينان بيفيس ، مؤسس لونغهاوس ميديا ، من يلاحظ أن هذه الوظيفة متاحة على منصات مثل Zoom و Skype و Discord.
لا تفعل: ننسى تسجيل الخروج.
شترستوك / shurkin_son
قبل أن تعود إلى التعرق ، ستحتاج إلى اتخاذ خطوة أخيرة مهمة: إنهاء المكالمة.
'[لا] تخذل حذرك قبل تسجيل الخروج - ربما لا يزال الميكروفون / مكبر الصوت يعملان!' يحذر أرنوف فين.
