عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ، قد تعتقد أنك تعرف كل ما عليك معرفته. بعد كل شيء ، يرسل معظمنا ويستقبل ما معدله 121 بريدًا إلكترونيًا في اليوم وفقًا لشركة أبحاث سوق التكنولوجيا مجموعة Radicati . ولكن على الرغم من أنك من المحتمل أن تقضي جزءًا كبيرًا من كل يوم في العمل في صندوق الوارد الخاص بك ، فلا يزال بإمكانك تعلم شيء أو اثنين. في الواقع ، هناك الكثير من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي تراوغك بانتظام والكثير من الأشخاص الآخرين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. هل تريد أن تتأكد من أنك مهذب إلكترونيًا؟ إليك القواعد الذهبية الـ 17 لإرسال بريد إلكتروني ربما لم تكن تعرفها ، لكنك بحاجة إلى معرفتها.
1 استجب في اللحظة التي تتلقى فيها رسالة بريد إلكتروني ، حتى إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت.
صراع الأسهم
لا أحد يقدر تلقي رد على رسالة بريد إلكتروني بعد أسابيع من إرسالها. في الواقع ، مسح 2018 أجرته شركة استشارية Toister Performance Solutions كشف أن 41 في المائة من الناس توقعوا استجابة بريد إلكتروني من زملائهم في العمل في أقل من ساعة. (ابدأ في صياغة مذكرات الاعتذار لقسم المحاسبة الآن!)
بالطبع ، تدعوك بعض ردود البريد الإلكتروني لمضغ أفكارك وصياغة رسالة محسوبة. في هذه الحالات ، يكون الحل سهلاً: قم بالرد في غضون دقائق لإعلام المرسل بأنك تلقيت رسالته ، ولكنك تحتاج إلى مزيد من الوقت لفرز الأمور. بهذه الطريقة ، يعرفون أنك أخذت بريدهم الإلكتروني في الاعتبار ولا تتجاهلهم ببساطة.
2 استخدم 'الرد على الكل' بحذر.
صراع الأسهم
هناك فرق جوهري بين خياري 'الرد' و 'الرد على الكل'. ومع ذلك ، فإن العديد من مستخدمي البريد الإلكتروني للأسف لا يدركون ذلك. إذا كنت أحدهم ، فاعلم أنه عندما تختار الأخير ، يتلقى كل مستلم تم إرسال نسخة منه على الرسالة الأصلية ردك - وفي أغلب الأحيان ، لا تحتاج إلى إغراق البريد الوارد للجميع.
هذه الرسائل الجماعية غير الضرورية هي كارثة ، وهناك مصطلح عام لوصفها: رد في Allpocalypse '. لذا ، في المرة القادمة التي ترد فيها على رسالة بريد إلكتروني جماعية ، ضع في اعتبارك من يحتاج حقًا إلى قراءة ردك: الشركة بأكملها أم المرسل الأصلي فقط؟
3 إذا كنت تريد ردًا من شخص ما ، فلا ترسل نسخة منه.
شاترستوك / جاكوب لوند
عندما ترسل نسخة إلى شخص ما على رسالة بريد إلكتروني - مما يعني أنك 'تنسخه' - فهذا يشير عادةً إلى أنك تريد إبقائه مرتبطًا بالمحادثة ، ولكن لا تبحث بالضرورة عن رد منه. وكمحترف تدريب دانييل فالز يحذر من أن إساءة استخدام خيار CC يمكن أن يؤدي إلى مشكلات في الاتصال.
كتبت في رسالة: 'من خلال إرسال نسخة إلى زملائك في العديد من رسائل البريد الإلكتروني ، قد يبدأون في التوقف عن رؤية رسائلك الإلكترونية على أنها مهمة وقد يضعونها مباشرة في' مجلد مرجعي 'أو' قراءة لاحقًا ' ينكدين بريد. قد يؤدي هذا إلى فقدان معلومات مهمة في المستقبل.
لذلك ، إذا كنت تتوقع ردًا من شخص ما ، فضع عنوان بريده الإلكتروني في الحقل 'إلى' واستخدم وظيفة 'CC' باعتدال.
4 افهم متى ومتى لا تستخدم BCC.
صراع الأسهم
يعد حقل BCC أكثر تعقيدًا ، حيث يتجنب باستمرار حتى مستخدمي البريد الإلكتروني الأكثر خبرة. لكن دعنا نقسمها: BCC تعني 'نسخة كربونية عمياء' ، لذلك ، في حين أنها تشبه CC-ing ، فإن BCC-ing لا تعرض البريد الإلكتروني لهذا الشخص إلى المستلمين الآخرين ، مما يعني أنه لا أحد في السلسلة سيرى أنك شملهم.
إذن متى يكون من المقبول استخدام BCC؟ هيليل كامل من شركة تقول المجلة إنها مخصصة تمامًا لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية أو عندما يقدمك شخص ما عبر البريد الإلكتروني إلى شخص آخر.
'في كل حالة أخرى ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما و BCC شخص آخر ، فأنت غير أمين - سواء أعجبك ذلك أم لا' ، يلاحظ فولد. أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الشخص X ودون علمه ، مما يسمح للشخص Y بالتنصت على محادثتك. ليس لدى الشخص X أي فكرة عن أن شخصًا آخر يقرأ هذا البريد الإلكتروني ، بينما في الواقع ، فأنت ترسله سراً إلى شخص آخر أيضًا.
5 استخدم علامات التعجب باعتدال.
صراع الأسهم
من السهل وضع علامة تعجب في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هنا وهناك ، ولكن حاول عدم إنشاء ملف عادة منه. على الرغم من أنها تُستخدم تاريخيًا للإشارة إلى الإثارة ، إلا أنه في رسالة البريد الإلكتروني ، يمكن بسهولة الخلط بين علامات التعجب والصخب أو العدوانية السلبية.
يحلم بوالد ميت
'يمكن أن يؤدي استخدام علامة التعجب غير الضرورية في [رسالة] البريد الإلكتروني بسهولة إلى تدمير المعنى الأساسي للنص الخاص بك ،' آنا فيراساي يشرح على ملخص الموارد البشرية . استخدمه فقط عندما تحتاج إلى التأكيد على شيء مهم. فكر في الكيفية التي قد يفسر بها القارئ الرسالة عند قراءتها.
6 كن حذرًا في استخدامك للفكاهة.
صراع الأسهم
الجميع يحب أ نكتة جيدة بين الحين والآخر ، ولكن نظرًا لإمكانية إساءة فهم النغمة عندما لا تكون متوافقة شخصيًا ، فمن الأفضل ترك النكات خارج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. 'احتفظ بروح الدعابة لمكالمة هاتفية أو شخصيًا ،' أستاذ كتابة الأعمال ، ديفيد سيلفرمان ، كتب في مراجعة أعمال هارفارد . بهذه الطريقة ، عندما يكون هناك صمت مذهل على الطرف الآخر من الخط أو على الجانب الآخر من طاولة المؤتمر ، يمكنني القول ، 'أعتقد أنك قد لا تدرك كم أعتبر نفسي مضحكة ، وبالنظر إلى ذلك ، أنا أعتقد أنني سأتوقف الآن. ''
لكن على محمل الجد: دراسة محورية عام 2005 نشرت في مجلة الشخصية وعلم النفس الاجتماعي كشفت أنه في حين توقع المرسلون أن المستلمين يمكنهم فك شفرة نغماتهم بدقة 80 بالمائة من الوقت ، فإن المستلمين كانوا في الواقع قادرين على قراءة النغمة بدقة فقط 56 بالمائة من الوقت.
7 تخطي العامية.
صراع الأسهم
مع ظهور الرسائل الفورية ، اختصرت أشكال اللغة الإنجليزية أصبحت مستخدمة على نطاق واسع - مثل 'u' لـ 'you' أو 'wanna' بدلاً من 'want to'. ولكن ، تمامًا مثل الدعابة التي لا تلتزم في كثير من الأحيان عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني ، عامية هو حظر مشابه. بحسب أحد OnePoll في الاستطلاع ، اعتقد 37 في المائة من الأشخاص أن استخدام اللغة العامية في مكان العمل غير مقبول ، وقال 55 في المائة إنهم يتجاهلون 'الضحك بصوت مرتفع' عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك.
8 انتبه لسطر الموضوع.
صراع الأسهم
سطور الموضوع بسيطة ولكنها ضرورية. وبما أن غالبية رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها أجهزة محمولة —55 بالمائة ، وفقًا لشركة تسليم البريد الإلكتروني مسار العودة —من المهم أن نثبتها. خطوط الموضوع القصيرة والموجزة والمباشرة هي الأفضل. يجب تحديد الغرض من بريدك الإلكتروني بوضوح ويجب أن يقتصر الأمر على خمس كلمات أو أقل ، لأن الأجهزة المحمولة تقطع أي كلمات بعد ذلك.
9 قم بتضمين التوقيع.
صراع الأسهم
هل تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا من شخص ما وتساءلت ، 'من هذا؟ من ؟ ' على الرغم من أن عنوان المرسل يمكن أن يمنحك بعض الأدلة على هويته ، إلا أنه في بعض الأحيان لا يكون كافيًا. يمكن للتوقيع في نهاية بريدك الإلكتروني أن يخبر المستلم فورًا عن هويتك ، وماذا تفعل ، وكيف يمكنهم التواصل معك بشكل أكبر.
الناس في وكالة التسويق المتكاملة بصري لنفترض أن امتلاك مربع توقيع بريد إلكتروني هو 'مثل تسليم بطاقة عمل لشخص ما في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا.' إذا لم يكن لديك توقيع حتى الآن ، فأضف توقيعًا يتضمن اسمك الكامل ، والمنصب ، ورقم الهاتف ، والبريد الإلكتروني ، والموقع الإلكتروني ، وشعار الشركة.
10 تذكر أن تقبّلها (اجعلها قصيرة وبسيطة).
صراع الأسهم
طريقة KISS هي شيء تعلمه معظمنا في المدرسة الابتدائية ، لكن هذا لا يعني أنها أقل أهمية في وقت لاحق من الحياة. بوميرانج ، وهو تطبيق إنتاجي للبريد الإلكتروني ، بحث في الأساليب الأساسية للحصول على المزيد من ردود البريد الإلكتروني. أكبر الوجبات الجاهزة؟ من الأفضل أن تكتب وكأنك في الثامنة من عمرك.
وجد بحثهم أن رسائل البريد الإلكتروني التي كُتبت في مستوى القراءة في الصف الثالث كانت أكثر عرضة للرد عليها بنسبة 36 في المائة مقارنة بالرسائل المكتوبة في مستوى القراءة بالكلية.
11 لفت الانتباه إلى المرفقات.
صراع الأسهم
تعتبر المرفقات أحيانًا جزءًا ضروريًا من عملية البريد الإلكتروني ، ولكن يجب أن تعرف جيدًا كيفية استخدامها قبل إرفاقها بالتخلي. في سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة ، يمكن أن تمر أحيانًا دون أن يلاحظها أحد أو يتم التغاضي عنها ، وتميل المرفقات غير المتوقعة أيضًا إلى عدم فتحها لأن المستلمين قلقون من الفيروسات الإلكترونية.
أفضل حل هو استدعاء مرفقاتك في نص بريدك الإلكتروني. نحوي يقول إن أفضل طريقة لإعلام المستلم بالمرفقات هي تضمين رسالة في نهاية بريدك الإلكتروني تقول شيئًا على غرار 'لقد أرفقت [عنصر]' أو 'الرجاء الرجوع إلى [العنصر] المرفق لمزيد من التفاصيل '.
12 توحيد الخط الخاص بك.
صراع الأسهم
أثناء اللعب مع أنماط الخطوط والألوان يمكن أن يكون ممتعًا ، لا يوجد مكان للوردي المشرق Comic Sans في العالم الاحترافي. كما اتضح ، فإن استخدام الخط مهم للغاية عندما يتعلق الأمر بالاتصال الرقمي ، وفقًا لـ كولين ويلدون ، مؤلف النوع والتخطيط: هل تقوم بالتواصل أم تقوم فقط بعمل أشكال جميلة؟ وقال: 'من الممكن أن نفجر ثلاثة أرباع قرائنا ببساطة عن طريق اختيار النوع الخطأ' الكتاب والفنانين الأمريكيين .
إذن ما هي الخطوط التي يجب أن تلتزم بها عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني؟ MageMail توصي جورجيا أو فيردانا أو تايمز نيو رومان أو تريبوشيت إم إس أو أريال.
13 تدقيق كل شيء.
صراع الأسهم
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، من المحتمل أنك سترتكب خطأ بعد كل شيء ، فأنت مجرد بشر. ومع ذلك ، غالبًا ما لا يتم تجاوز الأخطاء عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. في استطلاع نحوي من حوالي 2000 مستجيب ، قال 67 في المائة إنها كانت كذلك ليس لا بأس في ارتكاب أخطاء مطبعية في رسائل البريد الإلكتروني ، بينما اعتقد 6 بالمائة فقط أن هذا خطأ مقبول.
14 أدخل عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا.
صراع الأسهم
أماكن رائعة للذهاب إليها في موعد غرامي
أسهل طريقة للتأكد من عدم إرسال بريد إلكتروني قبل أن يصبح جاهزًا أو قبل مسحه من أي أخطاء إملائية؟ انتظر حتى يصبح كل شيء في أفضل حالاته قبل إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. كما تعلم ، صنع أخطاء البريد الإلكتروني هي إحدى أسهل الطرق لترك انطباع خاطئ.
'ليس الاحتراف فقط هذا هو الموضوع ،' كارين كيسلر ، رئيس Evergreen Partners ، قال فوربس . ما هو على المحك هو سمعة الموظف والشركة أو المنظمة. لقد رأينا قرارات البريد الإلكتروني السيئة تؤدي إلى عواقب سلبية على الموظف - الفصل - والمؤسسة أيضًا - التقاضي.
15 وتحقق ثلاث مرات من اسم المستلم.
صراع الأسهم
أحد الأخطاء الكبيرة التي يجب أن تتجنبها هو كتابة اسم المستلم بشكل خاطئ ، لذا تأكد من إجراء تدقيق ثلاث مرات قبل النقر على إرسال. كثير من الناس انظر الفعل من خطأ إملائي اسم كسول ومتهور ، خاصة عندما يكون الإملاء الصحيح في عنوان البريد الإلكتروني. ماذا يجب أن تفعل إذا ارتكبت هذا الخطأ عن طريق الخطأ؟ كاثرين شانلي ، مالك My Red Pen Editing ، يقول الاعتذار الفوري هو مفتاح الحفاظ على مصداقيتك.
16 للأعمال المهنية ، استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي.
صراع الأسهم
بينما يعد استخدام عنوان البريد الإلكتروني الشخصي أمرًا جيدًا عند التواصل مع الأصدقاء أو العائلة ، إلا أنه يجب إبعاده عن مجال الأعمال المهنية. هذا مهم بشكل خاص في المستهلك البائع قارة. 2016 GoDaddy كشفت دراسة استقصائية شملت 1000 أمريكي أن 75 في المائة يعتقدون أن امتلاك بريد إلكتروني احترافي هو عامل مهم في الثقة في الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، وأن 33 في المائة يشككون في شرعية البائع إذا استخدموا عنوان بريد إلكتروني شخصي.
'لن تنسى أبدًا الانطباع الأول ، سواء في الحياة الواقعية أو عبر الإنترنت' ، كبير مسؤولي المنتجات في GoDaddy ، ستيفن الدريتش ، قال في أ بيان . غالبًا ما يحدث أول تفاعل مباشر لك مع أحد العملاء عبر البريد الإلكتروني ، لذا فإن المظهر الاحترافي في هذا السياق أمر مهم للغاية.
17 تذكر أنه يمكن مشاركة أي شيء.
صراع الأسهم
سواء كان ذلك من خلال إعادة التوجيه أو إرسال نسخة مخفية الوجهة أو ببساطة وميض هاتفك في وجه شخص ما ، من المهم أن تتذكر أن أي شيء تكتبه في رسالة بريد إلكتروني يمكن أن يراه شخص آخر غير المستلم المقصود. لذلك ، يجب أن تكون جميع اتصالاتك الإلكترونية احترافية وخالية من المخاطر. بعد كل شيء ، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني مقبول في المحكمة ، لذلك من الأفضل عدم إرسال أي شيء يمكن استخدامه ضدك لاحقًا. ولمزيد من الطرق لتحسين حياتك العملية ، تحقق من 25 حيلة عبقرية للعمل بذكاء وليس بجهد أكبر .
لاكتشاف المزيد من الأسرار المدهشة حول عيش حياتك بشكل أفضل ، انقر هنا لمتابعتنا على Instagram!
